Kirjoitin aiemmin ajatuksia osallistavasta johtamisesta Monkey Blogiimme. Tämä on jatko-osa tuolle kirjoitukselle. Olen tekemässä parhaillaan osallistavan johtamisen -projektia, mihin nämä postaukset liittyvät. Tämä postaus kertoo mitä osallistavaa johtaminen voi tarkoittaa käytännössä ja mitä kysymyksiä on syytä käydä läpi osallistavaa tilaisuutta suunniteltaessa.
Tilaisuuden tarkoitus ja tavoite
Kuten Simon Sinek sanoo, on hyvä aloittaa tarkoitus aloittaa kysymällä tarkoituksesta.
- Miksi tilaisuus järjestetään?
- Kenelle tilaisuus järjestetään?
- Mitä tavoittelemme?
- Funky Projectsin Asierilta opin aikoinaan kysymyksen projektien unelmalopputuloksista, eli alussa voidaan kysyä mikä olisi meidän unelmien täyttymys?
Tapahtumien tekeminen ja myyminen on kovaa duunia. Mitä paremmin tiedämme miksi, millä tavoitten ja kenelle tilaisuutta tehdään, sitä paremmat mahdollisuudet meillä on onnistua. Räppitrio Ruger Haueria luovasti mukaillen, kaikkea kaikille on ei mitään kenellekään.
Ohjelma ja sisältö
Tapahtuman sisällön ja yksityiskohtien suunnittelun lähtökohtana hyvä ohjenuora on yksinkertainen kysymys: mikä on ihmisille merkityksellistä?
Osallistavan johtamisen Art of Hosting -verkostossa tilaisuudet rakentuvat kutsukysymyksen ympärille. Kutsukysymys vastaa kysymykseen miksi tilaisuus järjestetään ja mihin kysymykseen etsimme tilaisuudessa vastausta. Tämän kutsukysymyksen ympärille on hyvä ohjelmasisältöjen lisäksi rakentaa myös viestintä.
Väkevät kysymykset
Jos käytät esimerkiksi World Cafea, kysymysten pohtiminen etukäteen on erittäin tärkeää. Samoin check in ja check out kysymykset ovat hyvä miettiä valmiiksi. Valmistaudumme hyvin, jotta voimme improvisoida tarvittaessa, on sanonta minkä olemme tainneet oppia Koivistoisen Akilta aikoinaan. Niin ohjelmaa kuin kysymyksiä voi säätää tarpeen mukaan tilaisuuden kuluessa.
Avoimet kysymykset ovat hyviä; ne synnyttävät energiaa ja avaavat mahdollisuuksia. Kuinka voisimme…
Työskentelytavat
Valitse tavat tarkoituksen, tavoitteen, ihmisten ja käytettävissä olevan ajan perusteella. Kuten Alf Rehn tapaa sanoa, “Kaikki toimii joskus, mutta mikään ei toimi aina.” Säädä metodeja tarpeen mukaan. World Cafe on hyvä synnyttämään yhteistä ymmärrystä keskustelujen kautta, Einsteinin työpaja toimii strategiseen kehittämiseen, Open Space toimii mielestäni konferensseissa hyvin, Pro Action Cafe käytäntöyhteisöissä ja verkostoissa. On vain paljon hyviä vaihtoehtoja!
Dokumentointi
Dokumentointia voitaisiin kutsua suonenjokilaisittain mansikoiden poiminnaksi. Tyypillinen virhe suunnittelussa on dokumentoinnin suunnittelematta jättäminen. Mitä tarkemmin dokumentointia pohtii etukäteen, sitä helpompaa se on. Millaista raportointia ja dokumentointia haluamme? Miten puramme ryhmätyöt? Teemmekö dokumentointipohjia osallistujille valmiiksi? Minkälaisen raportin kirjoitamme? Keräämmekö osallistujien palautteen livenä vai jälkikäteen? Kirjoittaako joku ideat ylös? Kuka?
Tässä ideoita ja kysymyksiä ainakin alkuun. Unohdinkohan jotain oleellista?